Agrément

Comment créer une société de gestion de portefeuille ?

Julien Lobel associé, Jean-Marie Le Fur, consultant senior, Rime Nadif, consultante, 99 Partners Advisor
La création d’une SGP est le seul statut permettant l’exercice à titre principal de la gestion pour compte de tiers
Les démarches administratives qui l’accompagnent doivent être préparées bien en amont de la date de lancement

En dépit du contexte économique difficile affectant les acteurs de l’industrie financière depuis 2008, le nombre de sociétés de gestion de portefeuille (ci-après « SGP ») croît un peu plus chaque année.  En 2012, il existait au 31 décembre 604 SGP agréées par l’Autorité des marchés financiers (AMF), soit une augmentation nette de cinq sociétés par rapport au 31 décembre 2011 (599 unités). 34 dossiers de création de SGP ont été examinés par le collège de l’AMF (Rapport annuel 2012 de l’Autorité des marchés financiers).

Quelles sont les raisons qui peuvent pousser une entreprise et ses dirigeants à la création d’une SGP ? La réponse est simple : le statut de SGP est le seul qui permette l’exercice à titre principal de l’activité de gestion de portefeuille pour le compte de tiers.

Obtenir un agrément de l’AMF.

Les SGP sont des sociétés régulées nécessitant un agrément de la part de l’AMF. En effet, elles ne peuvent pas exercer leur activité avant d’obtenir l’agrément du régulateur, voire la levée des conditions suspensives de l’agrément. C’est pourquoi il est indispensable de bien anticiper et gérer les démarches d’agrément vis-à-vis de l’AMF, qui s’inscrivent dans le cadre de la phase cruciale de lancement de l’activité. Le dossier d’agrément se compose de plusieurs éléments. Le premier d’entre eux est le programme d’activité qui décrit de manière détaillée l’organisation et les dispositifs opérationnels permettant d’exercer l’activité de gestion de portefeuille ainsi que le dispositif permettant de contrôler au second niveau que l’activité est conforme à la réglementation et de gérer les risques liés à l’activité de gestion.

Les annexes du dossier viennent compléter et matérialiser les éléments indiqués dans le programme d’activité. Elles sont nombreuses et variées et forcent les porteurs de projet à se poser toutes les questions visant à valider la pertinence de l’organisation cible et le business model associé : questionnaires relatifs aux apporteurs de capitaux, aux dirigeants responsables, organigramme, CV des principaux responsables opérationnels de la société de gestion, statuts de la société, extrait K-bis, schéma détaillé du circuit de passation des ordres, contrat de bail de la société, contrat d’externalisation…

Le dossier d’agrément est donc constitué d’un ensemble documentaire exhaustif dont la formalisation nécessite un degré avancé d’aboutissement du projet. Le calendrier de cette étape ne doit pas être négligé, il doit être maîtrisé et s’inscrire parfaitement dans le calendrier global de lancement. En effet, il n’est pas rare de voir des sociétés décaler le lancement prévisionnel de leur activité faute d’agrément, ce qui peut être inconfortable à plusieurs niveaux, et notamment vis-à-vis des actionnaires du projet et des investisseurs déjà « sourcés » pour les fonds à lancer.

Le programme d’activité : un document fondateur.

Le programme d’activité est le document fondateur de la société de gestion. De la même manière que les conventions « tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites » (art. 1134 du Code civil), le programme d’activité est quant à lui un véritable contrat passé par la société de gestion avec l’AMF par lequel elle s’engage à respecter l’organisation et les dispositifs décrits.

Le programme d’activité, au-delà de son aspect formel et administratif, est un document structurant pour la société, en ce sens qu’il impose aux porteurs du projet de réfléchir précisément à l’organisation et au processus « core » de la société.

Afin de faciliter les échanges avec le régulateur, il est conseillé de valider au préalable la recevabilité par les tutelles de l’organisation cible souhaitée par les dirigeants de l’entreprise. Dans ce cadre, les créateurs de sociétés de gestion se font généralement accompagner par des cabinets de conseil ou d’avocats spécialisés pouvant valider le schéma retenu et proposer les aménagements nécessaires avant de soumettre le dossier à l’AMF.

Les principaux éléments qu’il convient de déterminer dans le cadre du programme d’activité sont notamment les suivants :

- La gouvernance de la société (dirigeants responsables, composition et fonctionnement des organes de gouvernance et des comités opérationnels de la SGP).

- Les principaux processus opérationnels de la société : les processus d’investissement, de gestion et de passage d’ordres notamment.

- Le dispositif de conformité, de contrôle interne et de contrôle des risques de la société.

- Les tâches ou fonctions essentielles externalisées. L’externalisation de ces tâches ou fonctions est possible dans la mesure où elle n’a pas pour résultat de vider la société de sa substance et d’en faire une simple société « boîte aux lettres ».

- La politique de commercialisation de l’entreprise.

- Le business plan à trois ans de la société. Voir le schéma 1.

La phase de préparation d’un dossier d’agrément peut varier d’un mois à un an selon la maturité, la complexité et l’ampleur du projet.

Avant le dépôt formel du dossier d’agrément, il est d’usage d’aller présenter le projet d’entreprise à l’AMF lors d’une réunion. Cela permettra notamment de valider le schéma général envisagé et de procéder aux derniers ajustements, le cas échéant.

La phase d’instruction.

Après dépôt du dossier d’agrément auprès des services de l’AMF débute alors la phase d’instruction du dossier par le régulateur. Ce dernier dispose d’un délai de trois mois pour instruire le dossier. Néanmoins, il peut suspendre ou interrompre l’instruction du dossier si elle nécessite des compléments d’information. Celle-ci est approfondie et les échanges avec le régulateur peuvent être plus ou moins longs et parfois prendre plusieurs mois.

Une fois l’instruction achevée, les services de l’AMF soumettent le dossier au collège de l’AMF pour approbation. C’est cette approbation qui permettra à la société de se voir délivrer un agrément. L’agrément est généralement donné sous conditions suspensives (signature des contrats d’externalisation, réception de l’extrait K-bis pour une société en création…). Sur les étapes d’élaboration du dossier d’agrément, voir le schéma 2.

La création de la SGP et les démarches administratives qui l’accompagnent doivent être préparées bien en amont de la date de lancement prévisionnelle de l’activité afin d’éviter tout glissement du calendrier pouvant être préjudiciable, notamment vis-à-vis des actionnaires et investisseurs du projet.

Tout comme les contrats, pour lesquels des avenants peuvent être conclus pour modifier et compléter les termes originaux, le programme d’activité n’est pas figé dans le temps. Des extensions et actualisations du dossier d’agrément sont nécessaires afin de s’assurer que l’organisation et les processus décrits sont en adéquation avec l’activité exercée.

Avec les transpositions des directives européennes (MIF, Ucits IV, AIFM…), les notifications aux autorités de tutelle concernant le passeport pour l’activité de gestion et la commercialisation des parts ou actions de portefeuilles au sein de l’Union Européenne devraient s’accroître, et inversement entraîner une diminution du nombre de créations des SGP, l’extension à l’international pouvant être réalisée depuis le pays d’origine de l’établissement financier.

(1) Julien Lobel, associé, et Rime Nadif, consultante chez 99 Partners Advisor, ont également contribué à ce cas pratique.