Union européenne

Une circulation des documents publics facilitée

Richard Crone, notaire honoraire, étude Lacourte et associés
Un règlement européen visant à faciliter la circulation des actes publics dans l’Union européenne est entré en vigueur le 16 février dernier
Les documents publics relevant de son champ d’application et leurs copies certifiées conformes sont dispensés de toute forme de légalisation et d’apostille
Richard Crone, notaire honoraire, étude Lacourte et associés

Le 16 février dernier est entré en application le règlement UE 2016/1191 du 6 juillet 2016, visant à faciliter la circulation des actes publics dans l’Union européenne.
 Le règlement a beaucoup moins fait parler de lui que les deux règlements « régimes matrimoniaux » et « partenariats enregistrés », entrés en application le 29 janvier 2019, mais il n’en présente pas moins un réel intérêt pour les citoyens européens, en facilitant la circulation des documents publics dans l’Union européenne.
 Le règlement, comme il est désormais d’usage, fait suite à un Livre vert présenté en 2010 par la Commission européenne. Aux termes de ce dernier, trois grands axes de réflexion ont été suggérés : la suppression de la légalisation et de l’apostille, la limitation des traductions pour les documents publics et la coopération entre les autorités compétentes des Etats membres.

Champ d’application. Conformément à l’article 1er du règlement, celui-ci a vocation à s’appliquer à certains documents publics qui sont délivrés par les autorités d’un Etat membre et qui doivent être présentés aux autorités d’un autre Etat membre. Sont donc exclus de ce dispositif les documents publics délivrés par des Etats tiers.
 Par documents publics, il faut entendre (art. 3-1, a,) « des documents émanant d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction d’un Etat membre, y compris ceux qui émanent du ministère public, d’un greffier ou d’un tribunal de commerce ». A ceux-ci, il faut ajouter (art.3-1, b) les documents administratifs, les actes notariés (art.3-1, c), les déclarations officielles telles que mentions d’enregistrement, visas pour date certaine, certifications de signatures apposées sur un acte sous seing privé (art. 3-1, d), les documents établis par les agents consulaires ou diplomatiques d’un Etat membre.
 Le texte assimile aux documents publics les copies certifiées conformes. En revanche, les actes sous seing privé sont exclus du champ du règlement (consid. n° 17).
 Selon l’article 2, le règlement s’applique aux documents publics « dont la finalité première est d’établir l’un ou plusieurs faits » déterminés par le texte. Les matières concernant plus spécifiquement les notaires sont notamment : la naissance ; les certificats de vie ; le décès ; le nom ; le mariage ; le divorce, la séparation de corps et l’annulation du mariage ; le partenariat enregistré ; la filiation ; l’adoption ; le domicile ou la résidence ; la nationalité.

Mesures de simplification adoptées. Conformément à l’article 4 du règlement, les documents publics relevant de son champ d’application et leurs copies certifiées conformes sont dispensés de toute forme de légalisation et d’apostille.
 Dans un même souci de simplification, l’article 6 du règlement met en place des mesures de simplification des formalités de traduction des documents publics. D’abord, la traduction n’est pas demandée lorsque le document est rédigé dans une langue officielle ou expressément acceptée par l’Etat où le document est présenté. Ensuite, la traduction ne sera pas non plus exigée si le document public est accompagné d’un formulaire plurilingue, pour autant que l’autorité à laquelle le document public est présenté (art. 7) considère que les informations figurant sur le formulaire sont suffisantes pour traiter le document public dans leur Etat. Le règlement  donne en annexe des formulaires plurilingues types.

Procédures de contrôle dans les Etats d’accueil. Si un Etat a des doutes raisonnables en ce qui concerne l’authenticité du document public ou de la copie certifiée conforme, il peut prendre des mesures pour lever ces doutes (art. 14). L’Etat d’accueil peut opérer une vérification des modèles disponibles versés au répertoire du système d’information du marché intérieur (IMI). Les modèles de documents publics les plus courants sont recensés par cet organisme et sont accessibles aux autorités des différents Etats membres. Conformément à l’article 14.6 du règlement, si l’authenticité du document (ou sa copie certifiée conforme) n’est pas avérée après ce contrôle, l’autorité requérante n’est pas tenue de traiter ce document (ou sa copie). Dans une telle hypothèse, l’Etat requis pourra alors exiger une légalisation ou une apostille.
 Ce nouvel instrument ne peut que réjouir les juristes, qui quotidiennement ont à utiliser des documents publics au sens du règlement ou des copies certifiées conformes.